浅谈档案信息化建设的重要性及意义(2)
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【摘 要】:3.2 加强档案基础设施建设。应配备必要的服务于档案信息化的设备,满足档案信息资源开发,信息处理与传输对技术装备的要求。 3.3 建立档案信息化系统
3.2 加强档案基础设施建设。应配备必要的服务于档案信息化的设备,满足档案信息资源开发,信息处理与传输对技术装备的要求。3.3 建立档案信息化系统。档案信息的建设需要强大的,功能全面的档案数据库做保障,建立全文信息,图像信息,数据统计等功能,满足档案原文检索,实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公,为用户提供主动的、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。3.4 提高档案管理人员的信息服务水平。档案管理人员的观念首先要“信息化”。档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。面对新形势下的挑战,档案工作者应积极应对,逐步掌握信息技术,掌握档案利用规律,增强服务的针对性。不断提高服务水平,顺应时代发展的需要。4档案信息化建设的意义档案信息化,可远程服务,资源共享;提高档案信息利用的时效性。档案人员要管好档案,应该熟悉计算机基础知识,这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化,可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。4.1 档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力。实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率。数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率。4.2 检索查询方便。传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力。档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,极大的减轻了工作人员的负担。4.3 提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高职能部门的工作效率。4.4 有效的提供服务。档案管理的信息化,科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率;同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发,提高了单位整体的工作效率和竞争力,使档案管理的职能不再单纯是档案的保管,而是单位内部的信息中心。总之,档案信息化建设是一项复杂的系统工程,需要长期细致的工作,有待于在实践中不断发展和完善,在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则,用信息化建设思想统揽全局,实现档案管理历史性的跨越,从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会发展,维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。【参考文献】[1]邹守玲.浅谈档案工作信息化建设[J].陕西档案.[2]李颖.对档案信息化建设的思考[J].科技档案.[3]周风云,赵焕中,姜桂娥.浅谈档案信息化建设的思路[J].山东档案.[4]雷亚旭.档案信息化建设的管理与改进[J].实用医技杂志.
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